Istruzioni per l'utilizzo della applicazione AIE - "Adozioni on-line"

Anno scolastico 2015-2016


Indice


Introduzione

Cosa consente di fare l'applicazione

L'applicazione adozioni on-line permette alle scuole primarie e secondarie, sia di I° che di II° grado, di effettuare le adozioni dei libri di testo per l'anno scolastico 2015-2016 e di inviarle direttamente all'Associazione Italiana Editori, come disposto dall'ultima nota operativa pubblicata dal MIUR.

Per effettuare le adozioni on-line occorre eseguire i passi seguenti:

  1. registrazione e accesso;
  2. conferma dei dati anagrafici;
  3. definizione della Mappa delle classi;
  4. adozioni testi per tutte le classi definite;
  5. conferma delle adozioni. 
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Aspetti di rilievo anno 2015

Testi consigliati

I testi consigliati possono essere segnalati dal Collegio dei Docenti solo nel caso rivestano carattere monografico o di approfondimento. Per questo motivo sono presenti due possibilità di scelta differenti: 

  • consigliato perché approfondimento; 
  • consigliato perché monografia. 

Riduzione tetti di spesa scuole secondarie

Per le scuole secondarie è prevista una riduzione del tetto di spesa pari al: 

  • - 10% se tutti i libri di testo sono di nuova adozione e di modalità di tipo B; 
  • - 30% se tutti i libri di testo sono di nuova adozione e di modalità di tipo C

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Registrazione e accessi

Per utilizzare il servizio è necessario essere in possesso delle credenziali di accesso (login e password).

Sul sito www.adozioniaie.it, nel box azzurro "Istituzioni Scolastiche", è possibile richiedere login e password inserendo il proprio codice Ministeriale (punto di erogazione del servizio). Si presentano due casi:

  • la scuola ha utilizzato il servizio on-line l'anno passato: riceverà direttamente le credenziali di accesso all'indirizzo e-mail presente in banca di dati;
  • la scuola non ha utilizzato il servizio on-line l'anno passato: verrà presentato un form per la comunicazione dei dati. La richiesta di abilitazione avverrà entro un giorno lavorativo; in caso di problemi inviare una mail ad adozioni@aie.it.

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Conferma dati anagrafici


La prima volta che si accede al servizio, dopo la registrazione, è necessario caricare i dati dell'anno scolastico 2014-2015. Il caricamento avviene in modalità differenti in base al grado di scuola:

- primarie e secondarie di I° grado:
  • storico anno 2014-2015: il sistema carica i dati nel medesimo formato dell'anno scolastico precedente, aggiornando i prezzi di copertina. Questa scelta consente di passare alla modalità di lavoro "slittamento" anche in un secondo momento selezionando il link "Per lavorare con le proposte di variazione clicca qui!", presente nella pagina "Anagrafica istituto" in alto;
    •  
  • "slittamento": prima di avviare la procedura il sistema propone il link per scaricare in formato Excel lo storico dell'anno scolastico 2014-2015. Il file deve essere conservato come archivio.
Il sistema avvia la procedura di slittamento seguendo la seguente logica:

Scuola Primaria:
  • adozioni 1° classe ---> vanno in 2°;
  • adozioni 2° classe ---> vanno in 3°;
  • adozioni 4° classe ---> vanno in 5°;
  • per la 1° e la 4° classe le adozioni vengono riconfermate.
Scuola secondaria di I° grado:
  • adozioni 1° classe ---> vanno in 2°;
  • adozioni 2° classe ---> vanno in 3°.
  • per la 1° classe le adozioni vengono riconfermate.
Scegliendo l'opzione di "slittamento" non è possibile modificare la modalità di lavoro e passare allo storico.

- Secondarie di II° grado
  • il sistema, in automatico, carica i dati e l'unica modalità di lavorazione possibile e lo storico 2014-2015.
Dopo che i dati sono stati caricati si aprirà una pagina pop-up (verificare che il proprio browser non abbia il blocco pop-up attivo) contenente le FAQ (Frequently Asked Questions: Domande e risposte frequenti).


IMPORTANTE: la pagina delle FAQ viene aggiornata nel tempo, pertanto vi suggeriamo di consultarla periodicamente cliccando sul link "Per consultare le FAQ clicca qui!", presente in basso alla pagina "Anagrafica Istituto" oppure utilizzando la voce di menù in alto.

Per gli accessi successivi al primo il sistema verifica lo stato delle adozioni dei libri di testo e segnala eventuali anomalie attraverso una finestra che si apre automaticamente (verificare che il proprio browser non abbia il blocco pop-up attivo). Questa finestra evidenzia l'assenza di adozioni per le discipline oggetto di adozione obbligatoria e la presenza di adozioni multiple per una stessa disciplina all'interno della stessa classe. Queste segnalazioni applicative non bloccano il normale processo adozionale. Dalla finestra è possibile passare direttamente alle classi/opere evidenziate cliccando sugli appositi link.


Se nella finestra compare la dicitura Nessun record significa che non è stata rilevata alcuna anomalia.

Se la finestra è stata chiusa, per visualizzarla nuovamente cliccare su "Anagrafica Istituto" nel menù in alto.


ATTENZIONE
Il contenuto presente nella finestra viene aggiornato durante la notte. Dopo aver effettuato eventuali modifiche alle adozioni evidenziate, per verificare lo stato delle anomalie occorre accedere all'applicazione il giorno successivo

Una volta verificati ed eventualmente aggiornati i dati del proprio Istituto è quindi possibile passare alla fase di inserimento, conferma e modifica della "Mappa delle classi" e delle "Adozioni per classe".

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Mappa delle classi


La pagina iniziale della sezione "Mappa delle classi" propone il riepilogo delle classi della scuola. All'inizio della procedura la mappa classi presenta lo storico dell'anno scolastico 2014-2015 (tranne che per le scuole primarie e secondarie di I° grado che hanno scelto di lavorare con le proposte di variazione).

Ordinamento nella visualizzazione delle classi. In testa alla pagina "Mappa delle classi" (e in altre pagine del sito ove la funzione è disponibile, come ad esempio "Adozioni per classe" o Conferma ed invio dati) è presente un menù a tendina che consente di scegliere l'ordinamento di visualizzazione delle classi.

N.B.: L'ordinamento selezionato in una pagina verrà proposto, restando comunque modificabile, anche nelle altre pagine interessate.

E' possibile modificare il numero di tutti gli alunni anche di quelli diversamente abili (ipovedenti/non vedenti/dislessici) di tutte le classi, inserendolo direttamente nella casella corrispondente alle classi interessate e cliccando sul pulsante Conferma modifiche.


E' inoltre possibile 
aggiungere, modificare ed eliminare le classi del proprio punto di erogazione (scuola):

  • modifica singola classe. In corrispondenza della classe è necessario cliccare sull'icona Modifica. Verrà aperta una nuova pagina in cui è possibile modificare il tipo scuola (NUOVO ORDINAMENTO II° GRADO 1-2, NUOVO ORDINAMENTO TRIENNIO), la classe, la sezione, la specializzazione/sperimentazione (indirizzo), il numero di alunni e il numero di alunni diversamente abili (ipovedenti/non vedenti/dislessici). Per salvare le modifiche è necessario cliccare sul pulsante Conferma modifiche;
  • eliminazione singola classe. In corrispondenza della classe è necessario cliccare sull'icona Elimina (N.B.: L'eliminazione di una classe comporta la perdita di tutte le eventuali adozioni presenti in essa);
  • inserimento nuova classe. E' necessario selezionare il tipo scuola (NUOVO ORDINAMENTO II° GRADO 1-2, NUOVO ORDINAMENTO TRIENNIO) desiderato dal menù a tendina in alto alla pagina "Mappa delle classi" e fare click sul pulsante Inserisci. Nella pagina successiva dovranno essere indicati la classe, la sezione, Indirizzo/Curricolo, il numero di alunni e il numero di alunni diversamente abili (ipovedenti/non vedenti/dislessici). Fare click sul pulsante Inserisci per confermare l'inserimento della nuova classe.
Terminata questa fase si può passare alla gestione delle adozioni per ognuna delle classi inserite.

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Adozioni

Dopo avere definito la mappa classi è possibile procedere alle adozioni scegliendo uno dei seguenti modi:

  • adozioni per libro, propone la selezione di un libro di testo e l'adozione dello stesso in una o più classi;
  • adozioni per classe, propone la selezione di una classe e l'adozione di uno o più libri di testo per la classe selezionata. 

ATTENZIONE: nel caso in cui i parametri di ricerca inseriti per trovare un testo diano solo un risultato, allora non si vedrà la pagina con le diverse scelte perché il sistema porterà direttamente alla pagina successiva. 


Adozioni per libro


E' possibile cercare il libro di testo nel catalogo utilizzando i seguenti campi:

  • ISBN. Codice numerico di 13 cifre;
  • editore. Selezionabile dal menù a tendina;
  • codice breve. Nella banca di dati esistono diversi titoli che dispongono, oltre al codice ISBN, di codici brevi commerciali (codici per la copia saggio ecc.) ugualmente utilizzabili ai fini delle adozioni. Indicare il codice breve o commerciale dell'opera associandolo all'editore;
  • autore;
  • titolo.
E' possibile inserire solo l'autore, solo il titolo o entrambi. Prima di avviare la ricerca è opportuno verificare che dall'elenco degli Editori sia selezionato quello desiderato oppure Tutti (per effettuare la ricerca su tutti gli editori).

Identificato il libro di testo cliccare sul link Adotta,
a destra del titolo, per proseguire con l'adozione.


Nella pagina successiva, in testa alla quale vengono proposti i dati completi del libro di testo, indicare con un segno di spunta nel campo Adotta le classi per le quali si desidera adottarlo. Deve inoltre essere indicato se si tratta di "Nuova adozione", di libro di testo "Da acquistare" o da ritenersi "Consigliato perché approfondimento/Consigliato perché monografia".

Se il libro di testo selezionato è già adottato per una o più classi, nel relativo campo Adotta comparirà la dicitura Già adottato e sarà possibile eliminare l'adozione selezionando la relativa casella Eliminare adozione.

Una volta selezionate le classi in cui adottare il libro di testo (o per le quali eliminare l'adozione del libro di testo) è necessario cliccare sul pulsante <Conferma le scelte> a fondo pagina.

Il sistema fornisce delle indicazioni sulla disponibilità del libro:
  • disponibilità limitata: la riga è colorata in giallo;
  • fuori catalogo: la riga è colorata in rosso.
Adozioni per classe

In questa pagina è proposto il riepilogo classi. Cliccando sul tasto Seleziona in corrispondenza della classe sarà visualizzato l'elenco delle adozioni associate alla classe stessa. 

ATTENZIONE I libri di testo importati dallo storico dell'anno 2014-2015se posti dall'editore fuori catalogo, sono evidenziati con lo sfondo rosso
libri di testo importati dallo storico dell'anno 2014-2015, se posti dall'editore a disponibilità limitata, sono evidenziati con lo sfondo giallo.

Procedura delle "Adozioni per classe"

  • Inserire una nuova adozione. Il libro di testo deve essere cercato a catalogo, sono possibili due modalità:
1. ricerca tramite codice ISBN: inserire il codice numerico di 13 cifre nell'apposito spazio;
2. ricerca avanzata: selezionare il tasto e inserire i parametri desiderati quali codice breve, titolo, autore, editore.
Nel caso il libro non venisse trovato è possibile fare richiesta di inserimento cliccando sul pulsante "Altre opzioni".
Individuato il libro è necessario indicare se l'opera è di Nuova adozione, Da acquistare o Consigliato perché approfondimento/Consigliato perché monografia. Premere il pulsante Adotta per adottare il libro di testo: l'esito dell'operazione sarà visibile nella pagina successiva e il libro di testo appena adottato sarà evidenziato con sfondo di colore verde;

 

  • cancellare uno o più titoli non più adottati indicandoli con un segno di spunta nella colonna a destra Seleziona e cliccando su Elimina solo le selezionate;
  • cancellare tutti i titoli correntemente adottati cliccando su Elimina tutte;
  • modificare lo stato di Nuova adozione, Da acquistare e Consigliato perché approfondimento/Consigliato perché monografia di uno o più libri di testo modificando i campi necessari e cliccando sul bottone Conferma modifiche;
  • modificare la disciplina d'attribuzione di un testo cliccando nella colonna Disciplina a sinistra nella riga del testo adottato: si accederà ad una pagina in cui è possibile selezionare da un elenco la nuova disciplina di attribuzione e confermarla cliccando su Modifica;
  • modificare eventuali testi inseriti mediante la funzione Aggiungi titoli occasionali o di varia (disponibile cliccando sul bottone Altre opzioni) cliccando nella colonna Cod. Volume.
Cliccando sul bottone Altre opzioni si accede a una pagina che consente di:
  • copiare le adozioni da un'altra classe;
  • visualizzare la pagina di inserimento delle "Adozioni occasionali", ossia di adozioni non prettamente scolastiche. Nel caso in cui il titolo da adottare non sia presente nella banca di dati, essendo un titolo di varia o universitario, cliccando sul pulsante Inserisci è possibile inserire i dati del libro di testo desiderato.
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Anno di prima adozione


Per facilitare il lavoro delle Segreterie Scolastiche è stata effettuata una modifica applicativa all’interfaccia. Per ogni ISBN nuovo l'impostazione dei campi è la seguente:

  • "Nuova adozione" = "Sì";
  • "Da acquistare" = "Sì" (campo modificabile);
  • "Anno di prima adozione" = "2015".
Il campo "Anno scolastico di prima adozione" indica l'anno nel quale per la prima volta è adottato uno specifico libro di testo.

L’anno di prima adozione sarà gestito nel seguente modo:
  • mantenendo il valore anche in fase di caricamento nella versione slittata, solamente per le classi di inizio ciclo;
  • togliendo in tutte le adozioni, a prescindere dalla classe, il flag presente nel campo "Nuova adozione" = "Sì".
Di seguito l'elenco delle classi di inizio ciclo:
  • Scuola Primaria:
  • Classe 1;
  • Classe 4.
  • Scuola Secondaria di I° grado:
  • Classe 1.
  • Scuola Secondaria di II° grado:
  • Classe 1;
  • Classe 3.

Per le adozioni relative al nuovo anno scolastico i valori accettati nel campo "Anno di prima adozione" saranno:

  • NULL (vuoto);
  • 2009;
  • 2010;
  • 2011;
  • 2012;
  • 2013;
  • 2014;
  • 2015.
Le combinazioni ammesse sono le seguenti:

 Anno di edizione
Nuova adozione = 2015
 Acquistare  Consigliato A
 Consigliato M
2015 No No
2015
No
No
2015 No No
2009-2014 No No No
2009-2014 No No Si No
2009-2014 No No No Si
2009-2014 No No No No

Es.
: Per un testo adottato per l'a.s. 2015-2016 il campo "Anno scolastico di prima adozione" è valorizzato uguale a 2015.


In base ai controlli applicativi il campo "Anno scolastico di prima adozione" è impostato uguale a "2015" se:

  • il campo "Nuova adozione" = "Sì";
  • le adozioni sono relative all'a.s. 2015-2016.
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Conferma ed invio dati

La pagina di "Conferma ed invio dati" propone un riassunto del numero di libri di testo adottati per ogni classe ed eventuali anomalie che non consentono la conferma delle adozioni. Le classi in difetto vengono evidenziate in rosso e accanto al numero di adozioni compare un messaggio.

I messaggi possono essere di due tipi:

1. Rilevare anomalie. "Presenti due libri di testo per una stessa materia, nella stessa classe". L'utente dovrà verificare se questa situazione è scaturita da un errore di inserimento o da una dimenticata cancellazione del libro di testo sostituito. Dal controllo sono esclusi i libri di testo che presentano la caratteristica anagrafica di opere a moduli (fascicolate) o di opere "a tomi". E' possibile confermare i dati.

2. Di errore. "Presenti meno di X adozioni" (dove X è il numero minimo consentito di adozioni, che può variare in base al grado di scuola e alla classe). Per proseguire è sufficiente effettuare le eventuali adozioni mancanti, facendo click sulla classe/sezione si accede direttamente alla pagina di adozioni per classe. Oppure è possibile segnalare il problema tramite help desk in linea nel caso di adozioni effettivamente in numero minore (per esempio adozioni per corsi serali). Non è possibile confermare i dati.

P  Dopo aver terminato la procedura di inserimento delle adozioni dei libri di testo per tutte le classi e aver risolto eventuali anomalie segnalate dal sistema, nella pagina "Conferma adozioni" (sotto l'elenco di tutte le classi) apparirà il bottone <Conferma le adozioni>.


Cliccando su questo bottone verrà proposta una pagina di riepilogo con i dati relativi alla dotazione libraria per ogni classe. Cliccando sul bottone Invio dati all'AIE e al MIUR verranno confermate in maniera definitiva tutte le operazioni effettuate sul sistema.


In caso di necessità, se i dati non sono stati esportati definitivamente si potrà ancora modificarli cliccando sul bottone Modifica adozioni, presente nella pagina <Conferma ed invio dati>.

Si informa che la data di scadenza per l'invio delle adozioni, contenuta nella Circolare Ministeriale del 29-04-2015, è fissata per il 15 giugno. 

Ricordiamo che, anche se confermati, i dati non sono inviati immediatamente. E' dunque possibile apportare delle modifiche. 
Invitiamo, pertanto, i responsabili delle adozioni a procedere con la conferma dopo un 
attento controllo.


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Stampe


La pagina di stampa consente di selezionare diverse tipologie di stampe di riepilogo per:

  • disciplina;
  • classe;
  • anno;
  • indirizzo.
Nei report riepilogativi le discipline verranno ordinate in base ai quadri orari ministeriali. Le stampe possono essere utilizzate come bozza di lavoro per la segreteria al fine di predisporre la documentazione dei collegi dei Docenti relativi all’adozione dei libri di testo. Per questo motivo sono stati aggiunti altri due tipi di stampe:
  • Preparazione dei documenti per il collegio docenti per anno;
  • Preparazione dei documenti per il collegio docenti per indirizzo.
Funzione Stampe per classe di tutto l'Istituto. Disponibile solo nel pomeriggio, in considerazione della "pesantezza" della procedura, che consente di stampare in un'unica soluzione l'elenco dei libri di testo suddivisi per le classi di tutta la scuola.

Solo per la scuola primaria
. Nella sezione "Stampe" è presente il link aggiuntivo Scarica file Excel nel formato per le cedole librarie, che consente di scaricare un file Excel da utilizzare per la creazione delle cedole librarie.


Nella sezione Stampe per anno è possibile ottenere la stampa relativa alle sole Nuove adozioni, selezionando l'apposito check box.


In entrambe le stampe la modalità PDF permette invece di stampare una sezione per la compilazione della Relazione e una griglia (compilabile a mano) dove la scuola potrà indicare le nuove adozioni.


Sono disponibili le stampe in formato PDF selezionando l'apposito check box.

Suggerimenti per la stampa
.
E' consigliabile utilizzare Microsoft Internet Explorer versione 8.0 o superiore.

Selezionare dal menù file del browser la voce "Imposta pagina", eliminare eventuali intestazioni a piè di pagina e selezionare l'orientamento orizzontale del foglio.
Si ricorda di controllare, sempre nella stessa maschera di
"Imposta pagina", che le dimensioni del foglio siano impostate su 'A4'.

Avvertenze per le stampe
. Vengono aperte all'interno di nuove finestre del browser. Le stampe PDF che non contengono dati possono risultare bianche, in questo caso è possibile effettuare un reload per visualizzare almeno la cornice.


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Abilitazione Cookie


Di seguito le istruzioni per personalizzare le impostazioni per le versioni più recenti di alcuni browser per utilizzare cookie di sessione:
  • Internet Explorer 10:
  1. in Internet Explorer scegliere il menù Strumenti (icona a forma di ingranaggio in alto a destra). 
  2. Poi selezionare la scheda Privacy
  3. Il dispositivo di scorrimento relativo alle impostazioni di Privacy include sei livelli: Blocca tutti i cookie (Block all cookies), Alta (High), Medio alta (Medium high), Media (Medium) [livello predefinito], Bassa (Low) e Accetta tutti i cookie (Accept all cookies); portarlo fino alla posizione più bassa che indica Accetta tutti i cookie (Accept all cookies);
  4. dopo aver effettuato queste operazioni salvare le modifiche cliccando sul pulsante OK, chiudere tutte le finestre Explorer aperte e riaprire Internet Explorer per continuare il lavoro.
  • Google Chrome:
  1. In Google Chrome scegliere il menù Personalizza e controlla Google Chrome (icona in alto a destra, di fianco alla barra di ricerca). Poi selezionare la voce Impostazioni.
  2. In basso cliccare su Mostra impostazioni avanzate
  3. Alla voce Rete, cliccare sul pulsante Modifica impostazioni proxy; 
  4. Selezionare la scheda Privacy
  5. Il dispositivo di scorrimento relativo alle impostazioni di Privacy include sei livelli: Blocca tutti i cookie (Block all cookies), Alta (High), Medio alta (Medium high), Media (Medium) [livello predefinito], Bassa (Low) e Accetta tutti i cookie (Accept all cookies); portarlo fino alla posizione più bassa che indica Accetta tutti i cookie (Accept all cookies); 
  6. dopo aver effettuato queste operazioni salvare le modifiche cliccando sul pulsante OK, chiudere tutte le finestre Google Chrome aperte e riaprire Google Chrome per continuare il lavoro.  

N.B.: Le informazioni tra parentesi riguardano le versioni in inglese dei browser indicati.

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Logout


Al termine di ogni sessione di lavoro si consiglia di selezionare la pagina "Uscita" in alto a destra.

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